Ngày nay các máy photocopy có rất nhiều chức năng như scan, in mạng, copy, fax,….giúp cho công việc có hiệu suất cao hơn. Đối với những máy chưa có 1 trong các chức năng này khi thuê máy photo mới bạn có thể yêu cầu đơn vị cho thuê nâng cấp máy để có đầy đủ các chức năng bạn cần.

Hôm nay Photocopy Quốc Kiệt sẽ hướng dẫn các bạn cách cài chức năng scan to email trên máy photo Ricoh. Đây là một chức năng rất hữu ích, giúp bạn có thể gửi các bản scan từ máy photocopy về tài khoản email của từng người dùng thông qua hệ thống mạng internet sẵn có trên máy. 

Có thể bạn quan tâm:

Cài đặt scan email trên máy photocopy Ricoh

Điều đầu tiên chúng ta cần làm để máy photocopy có thể gửi tài liệu scan qua email thì bạn phải cài đặt một email dùng chung dùng làm Email server (Administrator Email Address), bạn cài đặt nó thông qua máy tính. Lưu ý những email này thường là những email có tính phí những email miễn phí thường không ổn định và có thể không cấu hình được chức năng scan to email trên máy photocopy Ricoh.

Bạn chỉ cần thực hiện thao tác cài đặt này một lần là có thể sử dụng tính năng này. Bạn thực hiện cài đặt cấu hình scan email trên máy photo Ricoh theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn User Tool/System Setting/File Tranfer sau đó nhấn vào Next chọn Auto Specify Sender Name  rồi bấm chọn ON.

Bước 2: Vào trình duyệt trên máy tính gõ IP của máy photocopy lên thanh URL để vào Web Interface của máy photo. Nếu máy photocopy có cài đặt mật khẩu thì nhập user và password vào. Nếu máy chưa cài mật khẩu thì bạn chọn Login, ô user nhập admin, password để trống.

Bước 3: Khi đăng nhập được vào Interface của máy photo thì bạn nhấn chọn Configuration để tùy chỉnh.

Bước 4: Trong phần Device Setting, chọn vào Email

Hộp thoại devoice setting email

Bước 5: Bạn thực hiện theo các chỉ dẫn trong hình bên dưới.

Cách lấy địa chỉ POP3

Cuối cùng bạn nhấn OK để hoàn thành việc cài đặt cấu hình Scan to email.

Cách gửi email trên máy photocopy

Một trong những chức năng bạn cần biết khi tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng máy photocopy Ricoh chính là cách gửi email trên máy photocopy. Khi đã cài đặt xong cấu hình scan to email thì việc thực hiện gửi email trên máy photocopy rất đơn giản bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở chức năng Scanner bằng cách nhấn phím Scanner hoặc nhấn phím Home để mở giao diện menu rồi chọn Scanner.

Bước 2: Màn hình chuyển về hộp thoại Scanner, bạn nhấn chọn Email để mở chức năng scan to email.

Cách gửi email trên máy photocopy
Cách gửi email trên máy photocopy

Bước 3: Bạn đặt  bản gốc cần photo vào khay nạp giấy tự động hoặc trên mặt kính.

Bước 4: Tiếp theo tại phần Scan setting bạn có thể tùy chỉnh chất lượng bản in theo như mình muốn: scan màu, scan trắng đen, scan 1 mặt hay 2 mặt, chỉnh độ đậm nhạt.

Bước 5: Bạn chọn Text để nhập nội dung email bạn muốn gửi, nhận chọn Sender Name để nhập tên người nhận email và ở phần To nhập địa chỉ email của người nhận. Cuối cùng bạn nhấn phím Start máy sẽ tự động gửi file Scan qua email đã chỉ định trước đó.

Xem thêm:

Với những chia sẻ trên Photocopy Quốc Kiệt hy vọng các bạn sẽ biết cách thực hiện chức năng Scan to email trên máy photocopy Ricoh góp phần giúp các bạn xử lý công việc được nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về cách sử dụng máy photocopy bạn hãy liên hệ với Photocopy Quốc Kiệt để được tư vấn, giải đáp cụ thể và chi tiết nhất.

Thông tin liên hệ: 

  • Hotline: 091 859 98 33
  • Điện thoại: 028 7308 0879
  • Email: congtyquockiet@gmail.com
  • Trụ sở chính: Lầu 1: 703/18 Tỉnh Lộ 10, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, Tp.HCM
  • Văn phòng: Lầu 1: 480d Cao Thắng, Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Biên tập bởi Phụng Lê

Nguồn: https://quockiet.vn

2
Bình luận

avatar
2 Comment threads
0 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
2 Comment authors
Thành PhướcHồng Hạnh Recent comment authors
  Subscribe  
newest oldest most voted
Notify of
Hồng Hạnh
Guest
Hồng Hạnh

Cách này có thể áp dụng được khi tôi dùng outlook hoặc yahoo mail không vậy ad hay chỉ dùng cho Gmail thôi. Mong nhận được phản hồi của ad.

Thành Phước
Guest
Thành Phước

Cảm ơn ad đã chia sẻ rất chi tiết cách scan email ạ, nhờ bài viết mà mình đã thực hiện scan qua email thành công, công viêc cũng thuận lợi hơn rất nhiều.