Hiện nay việc sử dụng máy photocopy ngày càng quan trọng trong các văn phòng, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng máy Photocopy một cách thành thạo. Hôm nay Photocopy Quốc Kiệt – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ dịch vụ cho thuê máy photocopy tpHCM sẽ hướng dẫn các bạn cách scan và lưu tài liệu bằng máy photocopy Ricoh.

Nắm rõ cách scan tài liệu sẽ giúp bạn có được những file tài liệu chất lượng, sắc nét một cách nhanh chóng và công việc đạt hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó việc tận dụng chức năng scan trên máy photocopy Ricoh, bạn sẽ không mất chi phí để mua thêm máy scan.

Xem thêm:

Cách scan bằng máy photocopy Ricoh

Bước 1: Nạp bản gốc.

Trường hợp: Nạp bản gốc bằng khay tự động. đặt bản gốc vào, mặt cần scan hướng lên.

Trường hợp: Nạp bản gốc lên trên mặt gương. Úp mặt cần scan hướng xuống và sát mép gương.

Sau đó chọn phím “Scanner” trên màn hình điều khiển cảm ứng của máy Ricoh.

Bước 2: Chọn Store File, sau đó chọn Store Only để đặt chỉ lệnh chỉ scan bản gốc mà bạn vừa đặt trên khay.

Bước 3: Vào file name để đổi tên file rồi nhấn OK để xác nhận lệnh vừa rồi..

Lưu ý nên đổi tên file dễ nhớ, thuận tiện để dễ dàng lọc tìm tài liệu khi cần scan thêm hoặc sử dụng thông tin trong file scan.

Bước 4: Bạn nhấn “Scan Setting” để thay đổi các chế độ scan cho phù hợp với yêu cầu của mình.

Chọn Full color/Text Photo để Scan màu.
Chọn Black & White Text để scan trắng đen
Ở chế độ “Original Feed Type” chọn “1 Sided Original” để scan 1 mặt, chọn “2 Sided Original” để scan 2 mặt.
Để chọn cách sắp xếp file scan: bạn tiếp tục bấm vào “Send File Type/ Name”
Chọn “Single Page”: để Scan mỗi trang thành 1 file.
Chọn “Multi Page”: để Scan nhiều trang vào 1 file.

Để lấy file scan từ máy Photocopy Ricoh vào máy tính thì trên máy tính bạn vào phần Start chọn Run rồi nhập địa chỉ IP của máy Photocopy vào rồi nhấn Ok.

Cuối cùng vào File trong File Share trên máy photo để lấy thông tin file tài liệu vừa scan.

Cách lưu tài liệu vào máy Photocopy Ricoh

Để lưu tài liệu vào máy Photocopy Ricoh thì bạn sử dụng chức năng Document Server trên máy. Khi sử dụng tính năng này các văn bản sẽ được lưu vào ổ cứng của máy.

Bước 1: Nhấn phím Document Server trên bàn phím của máy Ricoh.

Bước 2: Chọn “Scan Original” để vào phần scan tài liệu vào ổ cứng.

Cách lưu tài liệu vào máy Photocopy Ricoh

Bước 3: Cho tài liệu vào khay nạp tự động hay đặt lên mặt gương, nhấn Start để lưu tài liệu vào ổ cứng. Sau khi lưu tài liệu xong thì nhấn Complet Scan.

Sau khi scan tài liệu vào ổ cứng, bạn có thể vào File Management để thay đổi tên và đặt mật khẩu cho tài liệu (nếu muốn).

Để in tài liệu đã lưu, bạn nhấn phím Document Server rồi chọn file cần in sau đó nhấn phím Start để in tài liệu

Photocopy Quốc Kiệt hy vọng với những hướng dẫn trên sẽ giúp các bạn sử dụng thành thạo 2 tính năng scan và document đầy hữu ích trên máy Photocopy Ricoh.

Hãy thường xuyên cập nhật những kiến thức mới về máy photocopy tại chuyên mục Kiến Thức nhé!

Photocopy Quốc Kiệt chuyên cho thuê máy photocopy uy tín với chi phí thuê máy photocopy rất rẻ tại TP.HCM và các tỉnh thành khu vực Đông Nam Bộ. Chúng tôi cung cấp đến khách hàng dòng máy photocopy Ricoh chính hãng với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng, độ bền tốt và khả năng hoạt động ổn định.

Biên tập bởi Phụng Lê

Nguồn: https://quockiet.vn