Mục lục:

Việc biết cách sử dụng các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy in là một trong những kỹ năng cần thiết cho mọi người, đặc biệt là dân văn phòng. Bởi trong công việc chúng ta sẽ thường xuyên tiếp xúc với các loại thiết bị này.

Hầu như hàng ngày tại các văn phòng công ty đều cần đến việc in ấn tài liệu, hình ảnh, hợp đồng,… Chính vì vậy mỗi một nhân viên văn phòng cần biết cách sử dụng máy photocopy để sử dụng khi cần thiết.

Xem thêm:

Dưới đây Dịch vụ cho thuê máy photocopy – Photocopy Quốc Kiệt sẽ hướng dẫn các bạn cách sử máy photocopy cơ bản cho người mới bắt đầu. Mời các bạn cùng tham khảo bài viết!

Một số điều cần biết khi sử dụng máy photocopy

Hiện nay có nhiều dòng máy photocopy, mỗi loại sẽ có cách sử dụng khác nhau. Trong bài này Photocopy Quốc Kiệt sẽ hướng dẫn bạn sử dụng máy photocopy Ricoh.

Để sử dụng máy photocopy một cách thành thạo và đúng cách bạn cần tìm hiểu một số vấn đề sau:

Cấu tạo của máy: Đầu tiên bạn cần phải tìm hiểu cấu tạo của máy. Như vậy bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc sử dụng máy.
Các phím chức năng: Mỗi một phím chức năng sẽ được thiết kế và tích hợp các chức năng khác nhau. Trước tiên bạn cần nắm rõ và ghi nhớ các phím chức năng cơ bản. Sau đó học và nhớ các phím chức năng nâng cao. Với việc nắm rõ các phím chức năng bạn sẽ sử dụng máy photocopy một cách thành thạo và hiệu quả.
Nhận biết các cảnh báo hiển thị trên màn hình: Đa số các dòng máy photocopy Ricoh hiện nay đều có chức năng phát hiện và báo lỗi cho người dùng. Trong trường hợp máy bị lỗi hay phát sinh các trục trặc, màn hình điều khiển sẽ hiển thị các thông báo cho người dùng. Do đó bạn cần nắm được các cảnh bảo của máy để chủ động hơn trong việc sử dụng máy photocopy và đảm bảo sử dụng máy an toàn, hiệu quả.

Các phím chức năng trên máy photocopy Ricoh

Máy photocopy Ricoh được thiết kế thông minh giúp người dùng dễ dàng sử dụng máy. Mỗi phím trên máy đều có chức năng nhấn định cụ thể như sau:

Nút home với biểu tượng ngôi nhà: Khi người dùng nhấn vào nút này, máy sẽ hiển thị màn hình chính, màn hình ban đầu khi vừa khởi động máy.
Các phím F1 đến F5 thường được để trống người dùng có thể gán các chức năng vào.
Phím Reset: Nút này được dùng để xóa các thiết lập tạm thời và đặt máy về thiết lập ban đầu.
Phím program: Khi bạn nhấn phím này lần đầu để cài đặt một chức năng mà bạn thường sử dụng nhất. Những lần sau máy sẽ thực hiện chức năng mà bạn đã chọn.
Phim Interrupt: Dùng khi muốn tạm dừng quá trình in ấn, copy, scan để thực hiện chức năng khác.
Đèn báo nguồn: Khi bạn bật nguồn máy photocopy lên thì tín hiệu đèn nguồn sẽ sáng
Phím Energy Saver: Khởi động chế độ tiết kiệm điện năng. Khi bạn cần sử dụng máy thì chỉ cần nhấn vào phím bất kỳ máy sẽ chuyển về chế độ bình thường.
Phím Login/ Logout: Đây là phím đăng nhập hoặc đăng xuất tài khoản của tính năng phân quyền người dùng.
Phím User Tools/ Counter: Phím này chứa một số công cụ thay thế cài đặt mặc định của máy. Phím Counter còn dùng để quản lý số lượng in ấn của máy.
Phím Simple Screen: Phím này sẽ giúp chuyển giao diện của máy về chế độ đơn giản, loại bỏ đi các chức năng nâng cao chỉ giữ lại những chức năng chính. Từ đó giúp màn hình dễ nhìn và dễ sử dụng hơn.
Phím #: Phím này dùng để nhập liệu một số chức năng trên máy.
Phím Start: Lệnh bắt đầu thực hiện copy, in, scan,…
Phím Sample Copy: Dùng để copy thử 1 bản của tài liệu để kiểm tra trước khi thực hiện photo hàng loạt.
Phím Stop dừng lại lệnh copy, in,… mà máy đang thực hiện.
Phím Clear dùng để xóa các số liệu đã nhập qua bàn phím
Phím số từ 0-9 dùng để nhập liệu số lượng bản in,…..
Phím Check Status: Dùng để kiểm tra tình trạng của máy photocopy

Cách sử dụng máy photocopy Ricoh cơ bản

Việc sử dụng máy photocopy hiện nay khá đơn giản, bạn có thể sử dụng máy photocopy ngay chỉ với 4 bước đơn giản như sau:

Bước 1: Khởi động máy

Trước tiên bạn kiểm tra xem máy đã được cấp đúng nguồn điện chưa. Nếu vẫn chưa bật nguồn điện bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bạn cắm nguồn điện bật/tắt nguồn.
Nhấn phím Power để bật máy photocopy lên.
Sau khi bật máy lên, bạn nhấn nút “Copy” để bắt đầu thực hiện hoạt động photocopy.

Bước 2: Đặt tài liệu cần photocopy vào máy

Tiếp theo bạn mở nắp máy lên, rồi đặt tài liệu cần photo úp xuống bề mặt kính một cách ngay ngắn. Lúc này bạn sẽ thấy trên khay nạp tài liệu hiển thị dòng chữ “Place document face down”, điều này có nghĩa là máy đã ghi nhận tài liệu trực tiếp vào khay nạp.

Tiếp theo bạn đậy nắp máy photocopy lại để máy nhận diện mục tiêu.

Ngoài ra bạn cũng có thể đặt tài liệu vào khay nạp tự động ADF để máy tự động nạp tài liệu.

Bước 3: Chọn số lượng, màu sắc

Trên màn hình điều khiển sẽ hiển thị các chức năng chọn số lượng và màu sắc tài liệu in. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn mà bạn có thể lựa chọn số lượng bản in, in một mặt hay hai mặt, in màu hoặc in trắng đen.

Bước 4: Chọn kích thước khổ giấy

Tiếp theo bạn chọn kích thước khổ giấy cho phù hợp. Bạn có thể chọn các chức năng phóng to/thu nhỏ tại chức năng Auto Reduce/Enlarge hoặc nút %.

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn khổ giấy bên ngoài màn hình, kích thước khổ giấy A4, A3, A5,…. tùy vào nhu cầu của mình.

Bước 5: Hoàn thành thao tác photocopy

Cuối cùng bạn nhấn nút Start để bắt đầu quá trình in ấn. Khi photocopy nhiều nhưng bản in không đạt yêu cầu bạn có thể nhấn nút Stop để dừng quá trình in ấn và thực hiện điều chỉnh lại cho phù hợp.

Trên đây Photocopy Quốc Kiệt vừa hướng dẫn bạn cách sử dụng máy photocopy Ricoh cơ bản cho người mới. Hy vọng với hướng dẫn này bạn có thể thực hiện in ấn các tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.

Photocopy Quốc Kiệt – Địa chỉ thuê máy photocopy giá rẻ TPHCM. Tại Photocopy Quốc Kiệt bạn sẽ được thuê máy photocopy chất lượng cao với mức giá tốt nhất đồng thời còn được hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy chi tiết nhất!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Giờ mở cửa: 08:00 – 17:00
Hotline: 091 476 92 79 – 091 390 09 51
Điện thoại: 028 7308 0879
Email: quockietcopier@gmail.com
Website: https://quockiet.vn

Một số điều cần biết khi sử dụng máy photocopy

Các phím chức năng trên máy photocopy Ricoh