Scan to folder là một chức năng tiện ích trên máy photocopy Ricoh. Chức năng này giúp nâng cao hiệu quả sử dụng máy photocopy của người dùng.
Vậy scan to folder là gì? Cách cài đặt scan to folder trên máy photocopy Ricoh như thế nào? Mời các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây của Dịch vụ cho thuê máy photocopy Quốc Kiệt nhé!
Scan to folder là gì?
Trước khi đi vào phần hướng dẫn cài đặt Scan to folder chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Scan to folder là gì? Từ đó có thể cân nhắc và quyết định sử dụng chức năng này cho phù hợp.
Scan to folder là chức năng giúp scan tài liệu đến folder của từng người dùng trên máy photocopy một cách chuẩn xác và hiệu quả nhất. Với chức năng này bạn có thể scan và lưu tài liệu tại folder chỉ định trên máy tính.
Hơn nữa với chức năng scan to folder chỉ có người dùng chỉ định mới xem được tài liệu vừa scan. Từ đó giúp bảo mật thông tin tài liệu một cách tối đa, hạn chế các vấn đề phát sinh không mong muốn. Đồng thời nó còn giúp bạn quản lý các file scan hiệu quả hơn.
Chính vì vậy khi thuê máy photocopy hoặc mua máy photocopy mới bạn cần cài đặt chức năng scan to folder cho máy để phục vụ công việc của mình.
Xem thêm:
- Bí quyết mở tiệm Photocopy nhanh hồi vốn
- Hướng dẫn cách đổ mực máy Photocopy
- Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy cho người mới
Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của chức năng Scan to folder:
- Nâng cao khả năng bảo mật của thiết bị máy photocopy Ricoh, lưu tài liệu trong folder khác nhau của từng user.
- Hỗ trợ người dùng lưu trữ, quản lý các tài liệu một cách hiệu quả và dễ dàng theo đúng yêu cầu. Các tài liệu sau khi scan sẽ được lưu tạm vào ổ cứng của máy photocopy, sau đó sẽ chuyển đến folder được xác thực của người dùng trên máy tính. Nhờ đó việc phân loại theo yêu cầu và lấy tài liệu được hiệu quả hơn.
- Chức năng scan to folder hỗ trợ mọi hệ điều hành trên máy tính từ win 7, win 8, win 10,…Nhờ đó quá trình sử dụng máy photocopy được hiệu quả hơn.
Thuật ngữ liên quan đến Scan to folder
Trong quá trình sử dụng chức năng Scan to folder các bạn có thể gặp một số thuật ngữ như sau:
- Local Network (Mạng nội bộ): Thuật ngữ này chỉ đến hệ thống kết nối của các máy tính với các thiết bị ngoại vi trong cùng mạng LAN. Hệ thống nội bộ này cho phép bạn kết nối các máy tính và máy photocopy với nhau một cách nhanh chóng. Với mạng LAN thì bạn có thể scan hoặc in ấn bình thường mà không cần có mạng internet.
- Permission to access Folder (quyền truy cập thư mục): Đây là quyền truy cập của người dùng đối với các thư mục folder trên máy tính đã được người dùng thiết lập và cài đặt. Bạn có thể phân quyền truy cập cho từng user một cách nhanh chóng nhờ vào mạng LAN.
- User Authentication (xác thực người dùng): Đây chính là tài khoản xác thực mà bạn đã đăng ký trên website nội bộ của máy photocopy Ricoh để thực hiện việc scan tài liệu.
- Path (đường dẫn): Là đường dẫn từ máy Ricoh đến các folder đã được thiết lập trên máy tính. Khi scan xong máy photocopy sẽ gửi tài liệu đến folder theo đường dẫn mà bạn đã thiết lập.
- Username (tên người dùng): Tên người dùng tương ứng với từng user trên máy tính khác nhau đã được cài đặt. Tên người dùng được dùng để xác thực khi máy photocopy scan xong và gửi tài liệu đến folder của người dùng theo yêu cầu.
Hướng dẫn cài đặt chức năng Scan to folder
Cách cài đặt chức năng Scan to folder trên máy photocopy Ricoh được thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo một folder riêng trên máy tính, sau đó nhấn chuột phải chọn Properties rồi chọn Security rồi chọn full quyền cho folder.
Bước 2: Tiếp theo bạn nhấn chọn Control Panel rồi chọn Windows Firewall, sau đó bạn nhấn chọn Turn Off.
Bước 3: Kế đến bạn tiến hành kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy Ricoh, sau đó bạn vào trang web quản lý của máy photocopy Ricoh. Bạn mở trình duyệt Google Chrome lên rồi gõ địa chỉ IP của máy vào để tiếp tục vào trang theo yêu cầu.
Bước 4: Lúc này trên góc phải màn hình sẽ có chữ Login, bạn nhấn vào rồi đăng nhập vào user admin và pass để trống.
Bước 5: Tiếp theo bạn nhìn sang góc bên trái có mục Address Book, bạn click chuột vào và chọn add user.
Bước 6: Tiếp theo bạn nhập các thông tin như Name, Key Display đầy đủ theo yêu cầu hiển thị trên màn hình. Key Display là tên hiển thị chính trên màn hình máy photocopy.
Bước 7: Kế đến tại mục Folder Authentication bạn nhập user với account và passwords. Mật khẩu mặc định là mật khẩu máy tính, với máy tính không có mật khẩu bạn có thể bỏ qua bước này.
Bước 8: Tiếp theo trong phần Path bạn nhập đường dẫn tới mục scan bằng cách click chuột phải vào My Computer chọn Properties để xem tên máy. Sau đó bạn vào Start, chọn Run và nhập tên máy tính vào.
Bước 9: Cuối cùng bạn nhấn Save and Add Another và chọn Logout.
Như vậy bạn đã thực hiện xong các bước cài đặt lệnh Scan to folder trên máy photocopy Ricoh. Các bước thực hiện cực kỳ đơn giản tuy nhiên với các hệ điều hành khác nhau mà bạn cần có những điều chỉnh thích hợp khi cài đặt máy. Chúc các bạn thành công.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Giờ mở cửa: 08:00 – 17:00
- Hotline: 091 476 92 79 – 091 390 09 51
- Điện thoại: 028 7308 0879
- Email: quockietcopier@gmail.com
- Website: https://quockiet.vn
Bình luận