Hướng dẫn quy trình chi tiết cách scan ở máy photocopy

Bạn là một nhân viên mới, đang cần file tài liệu để báo cáo nhưng lại không biết cách scan ở máy photocopy như thế nào. Đừng lo lắng, hãy theo dõi bài viết sau đây và làm theo hướng dẫn của chúng tôi!

Chắc hẳn trong chúng ta, ai cũng từng bỡ ngỡ học qua cách làm quen với máy photocopy từ cách in ấn, copy từng tờ tài liệu… Hiện tại, bạn đang gặp vấn đề với việc học cách scan ở máy photocopy khi có vô số lời chỉ dẫn khiến bạn rối rắm. Qua bài viết sau đây, Photocopy Quốc Kiệt sẽ hướng dẫn bạn thật chi tiết để bạn có thể thực hiện tốt công việc này nhé!

Xem thêm: 

• Danh mục tin tức
• Hướng dẫn cách xử lý tình trạng máy photocopy bị rò mực
• Các nguyên nhân khiến máy photo in chậm ? Cách khắc phục
• Khi nào thì nên thay trống máy photocopy Ricoh?

Scan là một công việc giúp bạn nhanh chóng có được những file tài chất lượng, sắc nét. Việc tận dụng chức năng này trên máy photocopy giúp bạn không cần phải mua thêm một chiếc máy scan, giúp bạn tiết kiệm chi phí cũng như diện tích văn phòng.

Tuy nhiên, trước tiên bạn phải biết cách để sử dụng chức năng này đã. Quy trình scan ở mỗi loại máy, mỗi dòng máy sẽ khác nhau. Bài viết này sẽ đề cập đến 2 dòng máy phổ biến nhất hiện nay.

Cách scan ở máy photocopy Ricoh

Để scan, các bạn bắt đầu tiến hành theo các bước sau đây:

Bước 1: Khởi động máy, bấm vào nút Power và đợi đến khi máy khởi động xong. Bạn cần kiểm tra đề đảm bảo nguồn điện được kết nối ổn định.

Bước 2: thiết lập bản gốc tài liệu. Mở nắp máy photocopy và đặt tài liệu vào chỗ có kẻ sẵn trên mặt kính, lưu ý đặt ngay ngắn và úp mặt tài liệu với mặt kính. Sau khi đặt tài liệu vào ngay ngắn thì bấm chọn nút scanner trên màn hình cảm ứng.

Bước 3: Chọn lệnh store file, chọn tiếp store only để cài đặt chỉ scan bản gốc bạn vừa đặt.

Bước 4: Bạn hãy đổi tên cho file scan cũng như nơi để lưu trữ lại, thuận tiện cho trường hợp bạn muốn sử dụng lại file khi không có bản gốc. Nhấn ok để máy photocopy xác nhận lệnh vừa rồi.

Bước 5: Thay đổi định dạng cài đặt sẵn. Bạn nhấn vào nút scan setting để thay đổi theo ý muốn các thông số sau:

•     Black and white text là chế độ scan trắng đen mặc định trên dòng máy này, nếu muốn thay đổi bạn chọn full color/ text photo để scan màu cho tài liệu.
•    Send file type / name: để sắp xếp file scan.
•    Multi page để scan nhiều trang vào chung file
•    Single page để scan mỗi trang thành 1 file riêng
•    Original feed style để chọn tiếp 1 sided original / 2 sided original. Đây là định dạng scan một hay 2 mặt

Sau khi cài đặt xong, nhớ nhấn ok để máy photocopy xác nhận lệnh vừa nhập của bạn. Bấm chọn start và bạn đã hoàn thành xong quy trình cách scan ở máy photocopy.

Cách scan ở máy photocopy Toshiba

Cũng tương tự như quy trình scan trên máy photocopy Ricoh

Bước 1: Khởi động máy photocopy. Bấm chọn nút power trên màn hình.

Bước 2: Đặt tài liệu cần scan một cách chính xác theo vị trí được quy định sẵn trên mặt kính của máy photocopy, đóng nắp máy lại sau khi đã thực hiện xong.

Bước 3: Khác biệt so với scan trên máy photocopy Toshiba là bạn bấm chọn edit cho việc chỉnh sửa các định dạng cài đặt.

Trong đó:

–        Tablet cho lựa chọn scan 2 mặt

–        Single cho lựa chọn scan 1 mặt

–        Scan riêng phần chữ chọn text

–        Scan tất cả chữ lẫn hình ảnh chọn text / photo

–        Nhấn chọn ok để xác nhận cho các thay đổi vừa thực hiện ở trên

Bước 4: Bấm chọn Start và chờ đợi thành quả của mình.

Để tìm được file vừa scan trên máy tính, bạn chọn start / run và tìm địa chỉ IP đã cài đặt cho máy photocopy. Nhấp chọn tiếp file share trên máy photocopy để lấy thông tin vừa scan được nhé.

Trên đây là quy trình chi tiết cách scan ở máy photocopy Ricoh và máy photocopy Toshiba. Tương tự các bước như trên cho tất cả các dòng máy khác. Chỉ có các lệnh khác nhau nhưng về cơ bản quy trình thì không thay đổi.

Với việc thiết kế các giao diện ngày càng dễ hiểu, dễ thực hiện, bạn có thể scan tài liệu một cách dễ dàng. Nếu vẫn không thực hiện được hay còn có thắc chỗ nào trong quy trình này, hãy để lại câu hỏi ngay bên dưới, các nhân viên tư vấn của chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn.

Tham khảo nhanh các dòng máy photocopy đa năng với giá thuê máy photocopy hợp lý nhất của Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Và Dịch Vụ Quốc Kiệt, ngoài ra chúng tôi còn cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy giá rẻ cho hầu hết mọi dòng máy.

Liên hệ với Photocopy Quốc Kiệt:

• Giờ mở cửa: 08:00 – 17:00
• Hotline: 091 390 09 51
• Điện thoại: 028 7308 0879
• Email: congtyquockiet@gmail.com
• Zip Code: 71908
• Trụ sở chính: 703/18, TL10, Bình Trị Đông B, Bình Tân, Hồ Chí Minh 700000

Với nhiều năm làm việc cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Photocopy Quốc Kiệt luôn tự hào là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực mua bán, cho thuê, sửa chữa máy photocopy.

Chúng tôi chắc chắn sẽ tư vấn tận tình mang đến cho bạn những trải nghiệm dịch vụ cho thuê máy photocopy chất lượng cao tốt nhất.

Biên tập bởi: Alel Phạm