Mục lục:

Trong xã hội hiện đại ngày nay, máy photocopy là một trong những thiết bị không thể thiếu trong văn phòng làm việc. Một chiếc máy photocopy đa năng sẽ giúp bạn thực hiện các công việc photocopy, in ấn tài liệu một cách nhanh chóng hơn.

Xem thêm:

Tuy nhiên làm thế nào được chọn được máy photocopy tốt nhất và phù hợp với nhu cầu sử dụng của văn phòng? Dưới đây mời các bạn cùng tìm hiểu cách chọn máy photocopy văn phòng cùng dịch vụ cho thuê máy photocopy TPHCM – Photocopy Quốc Kiệt nhé!

Máy photocopy là gì?

Máy photocopy là một thiết bị được sử dụng phổ biến tại các văn phòng, công ty. Máy thực hiện nhiệm vụ sao chép nguyên dạng tài liệu gốc thành nhiều bản sao theo yêu cầu của người sử dụng.

Việc photocopy rất đơn giản bạn chỉ cần đặt tài liệu gốc lên mặt kính hoặc bộ nạp bản gốc rồi nhấn các phím lệnh phù hợp. Trang giấy sẽ được chiếu sáng từ phía bên trong của máy. Hình ảnh sẽ được máy thu lại và tái hiện lên tờ giấy nhờ sự hỗ trợ của trống in, bột từ và mực in. Từ một tài liệu gốc máy photocopy sẽ giúp bạn sao chép thành nhiều bản để phục vụ nhu cầu sử dụng và lưu trữ một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.

Ngoài chức năng copy thì hiện nay máy photocopy còn được trang bị nhiều tính năng khác như in mạng, scan, fax,… mang đến sự tiện lợi cho người dùng.

Cách chọn máy photocopy văn phòng

Để chọn được máy photocopy bạn có thể căn cứ vào các yếu tố sau đây:

Thương hiệu máy photocopy

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hãng máy photocopy đã ra đời. Đa số các hãng máy photocopy đều cố gắng hoàn thiện, cải tiến sản phẩm của mình để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Do đó bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những hãng máy photocopy mà mình yêu thích. Nếu bạn chưa biết gì về các hãng máy photocopy thì bạn có thể lựa chọn những hãng phù hợp với yêu cầu sử dụng của mình.

Ví dụ: Hãng máy Ricoh nổi tiếng với các dòng máy photocopy in laser. Hãng máy Epson nổi tiếng với các chiếc máy in phun. Hãng HP nổi bật với dòng sản phẩm máy photocopy mini. Hãng Xerox nổi tiếng với tính năng bảo mật cao. Tùy vào nhu cầu mà bạn có thể chọn hãng máy photocopy phù hợp.

Tuy nhiên khi lựa chọn máy photocopy bạn cần phải cân nhắc đến yếu tố độ phổ biến của sản phẩm trên thị trường. Bởi nếu máy bị hư hỏng mà hãng bạn sử dụng ít người dùng thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm các linh kiện, bộ phận thay thế.

Tại thị trường Việt Nam các hãng máy photocopy nổi tiếng và được sử dụng phổ biến như Ricoh, Toshiba, HP, Epson,…

Chọn tốc độ in

Vấn đề tiếp theo mà bạn cần quan tâm là tốc độ in của máy, đây là yếu tố rất quan trọng đối với văn phòng công ty. Bởi tốc độ in có ảnh hưởng đến giá tiền, kích thước, tính năng,… của máy.

Thông thường máy photocopy có tốc độ in càng nhanh thì kích thước càng lớn, tiếng ồn cũng nhiều hơn và ngược lại. Hơn nữa máy có kích thước lớn sẽ hoạt động ổn định và bền hơn.

Tuy nhiên nếu bạn chọn máy photocopy lớn mà nhu cầu in thấp thì rất lãng phí bởi máy photocopy có tốc độ in càng lớn thì giá tiền càng cao.

Đối với văn phòng nhỏ có khối lượng in thấp dưới 1000 bản in/tháng thì chọn máy photocopy có tốc độ in từ 20-30 trang A4/phút là phù hợp. Văn phòng có khối lượng in ấn trung bình từ 2000-20000 bản/phút thì chọn máy có tốc độ in từ 30-50 bản/phút là phù hợp. Đối với các văn phòng lớn, dịch vụ photocopy có khối lượng in lớn thì có thể lựa chọn các dòng máy photocopy có tốc độ in từ 60 – hơn 100 bản A4/phút.

Tính năng cần thiết của máy

Một chiếc máy photocopy hiện đại ngày nay cần có 3 tính năng cơ bản gồm copy, in, scan. Tính năng fax không cần thiết lắm nên đa số các máy không trang bị, chỉ khi khách hàng cần thì có thể mua thêm.

Đối với các văn phòng làm việc tốt nhất bạn nên chọn mua máy photocopy đa chức năng. Bởi vì với chiếc máy này bạn sẽ tiết kiệm được không gian và chi phí bởi nó đáp ứng được các tính năng cần thiết trong văn phòng.

Thường máy photocopy in màu sẽ có giá cao hơn máy photocopy trắng đen nên bạn cần cân nhắc nhu cầu sử dụng của mình, chọn máy phù hợp tránh lãng phí.

Chọn mua máy mới hay máy cũ

Lựa chọn máy photocopy văn phòng tốt nhất đương nhiên là máy chính hãng mới 100% bởi máy mới có chất lượng cao, hoạt động ổn định và độ bền tốt. Tuy nhiên chi phí mua máy mới rất đắt, vật tư sử dụng cũng khá cao. Loại máy này phù hợp cho các văn phòng không lo về vấn đề ngân sách.

Đối với văn phòng có nguồn ngân sách hạn hẹp thì máy photocopy nhập khẩu là sự lựa chọn phù hợp. Máy nhập khẩu thì có độ mới cao, chế độ bảo hành tương tự máy mới nhưng khi mua máy nhập khẩu bạn cần chọn được đơn vị mua máy uy tín.

Ngoài ra bạn cũng có thể thuê máy photocopy tại các công ty dịch vụ cho thuê máy. Chi phí thuê máy ban đầu hàng tháng khá thấp phù hợp với các doanh nghiệp mới thành, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Trên đây Photocopy Quốc Kiệt vừa chia sẻ với các bạn cách lựa chọn mua máy photocopy tốt nhất cho văn phòng. Hy vọng với những thông tin này bạn có thể lựa chọn được chiếc máy photocopy phù hợp với mình. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Giờ mở cửa: 08:00 – 17:00
Trụ sở chính: 703/18, TL10, Bình Trị Đông B, Bình Tân, Hồ Chí Minh 700000
Văn phòng: Lầu 1: 480d Cao Thắng, Phường 12, Quận 10, Tp.HCM
Hotline: 091 476 92 79 – 091 390 09 51
Điện thoại: 028 7308 0879
Email: quockietcopier@gmail.com
Website: https://quockiet.vn

Máy photocopy là gì?